老闆開口前就完成了/只要一分鐘 抓住工作重點

書名:老闆開口前就完成了!
作者:齋藤孝
譯者:歐凱寧
出版社:臉譜
出版日期:2011年09月09日
 
【聯合新聞網/文、圖節錄自臉譜出版《老闆開口前就完成了!》】
 
內容介紹:

秒殺時代,老闆眼中只有兩種人:

一種是提前完成任務的高效率工作者;

一種是抓不到重點、做事拖拉的後段員工;

你是哪一種?

◎在老闆的字典裡,沒有「等一下」這件事!

商場如戰場,速度決定一切。身手不利落,三催四催才完成工作的人,不單是同事眼中的「trouble maker」,跟升遷也絕對無緣。想在職場上闖蕩,起碼要練就迅速掌握重點,在老闆開口前就搞定事情的本領。

「怎麼樣才算快?」日本暢銷作家、工作力教練齋藤孝說:「一分鐘!秒針走一圈的時間。」

不要認為不可能,想想一支精采廣告不是只有30秒,客戶轉變心意不就在那幾秒間,老闆如果只給你一分鐘報告……,如果你能在60秒內抓到問題重點,成為高效率工作者也就不難了。

◎闖蕩職場,贏得老闆賞識,先學會一分鐘重點工作術!

「一分鐘內真的能完成工作嗎?」跟隨齋藤老師的掌握核心的「骨幹探索法」就能做到:

你只要下定決心「一分鐘搞定!」>>認真思考「我能做什麼?」>>確實做到「只處理核心」。

在書中,齋藤老師還指導了:用一分鐘創意術想出好點子、用一分鐘交涉術搞定事情、用一分鐘熟識術打好關係、用一分鐘資訊吸收術掌握訊息、用一分鐘整理術從容面對工作等等的關鍵技巧,

讓你輕鬆搞定工作,獲得人脈,重新啟動身心。

不要懷疑,只要一分鐘,你真的能完成!

新書內容搶先看:

一分鐘資訊吸收術

會議資料一分鐘瀏覽法

  電腦跟網路剛開始普及時,曾經宣稱「往後辦公室的紙本資料將大大減量」,因為在電腦螢幕上處理資料的時代來臨了。

  經過十幾年之後,現在紙本資料真的減少了嗎?以我的印象來說,反而是與日俱增。每次參加各種機關行號的會議,總是會收到令人窒息的大堆資料。似乎由於軟體進步,資料更容易製作,也更加精美,所以大家忍不住就列印影印出來了。

  但收資料的人當然就難以忍受。而且到了開會時才拿到一大堆資料,根本沒時間細讀。

  這時候就需要瀏覽的工夫。若以積極參加會議為前提,你大概只有一分鐘能瀏覽資料。我覺得這是商務人士必備的技巧,卻沒幾個人能辦到。

  那該如何是好?第一個關鍵是拋棄細讀的想法,要以搜尋取而代之。眼光從左上往右下(直式文件則從右上往左下)掃描,找出跟自己工作有關或自己感興趣的部分。就像燈塔照射夜晚的海面一樣。

  重點是瀏覽資料中的標題、圖表,找出有興趣的詞句。但找到了也不用立刻讀,先用筆畫線畫圈,在該頁摺角,然後翻到下一頁。以最短時間翻到最後一頁為第一優先。

  一開始以每頁十秒鐘為目標,習慣之後三秒鐘就夠了。而且一開始就以「一分鐘內完成」為目標,速度一定會慢慢提升。熟練的話,估計十頁的資料也只要花三十秒就搞定。

  三十秒找完重點之後再回到有記號的部分,瀏覽詞句前後文掌握內容。如果是自己的專業領域,理解應該更快。如此一來,就能在一分鐘內掌握資料內容了。

  順便介紹比較奸詐的一招。通常在會議開始前拿到大堆資料的人,都只會看開頭兩三頁,如果你能在會議中指出:「最大的關卡應該是第八頁的這個部分吧。」旁人一定會大吃一驚:「他什麼時候全看完了?」

  就算你「只有」看過這部分,也不會有人打破砂鍋問到底。

  工作資歷一長,就必定要參加一些沒什麼價值或意義的會議。這時候也不該抱持沉默低頭的消極態度。應該多少發言一下,行銷自己的存在。這時候才更應該展現瀏覽技巧。

  不管是好是壞,「(看起來)很能幹的商務人士」應該就是這麼回事。

「一分鐘讀書」一點都不難

  其實這種「搜尋」技巧也可以用在書本上。有些人看書的方式是「從頭開始細細品味」,但對忙碌的商務人士來說,需求則是「在最短時間內從最多書本中獲得優質知識」。這時候的妙招便是「一分鐘讀書」。

  我推薦的「速讀術」不是每一頁都看得一樣久,而是有節奏的速讀法。秘訣就在於用一分鐘擷取要看的部分,而不是整本看完。

  要領與前面的會議資料幾乎相同:一手拿筆記錄關鍵字,然後該頁摺角作記號。一本書只要有幾頁作重點,就會大大提升「有讀過」的充實感。雖然這種書不能賣給舊書攤,但會是你的一個好朋友。好朋友會豐富你的頭腦與心靈。

  而且一般的書還有折口、腰帶、前言、目錄等部分,搜尋起來比會議資料簡單。利用這些小東西找出關鍵或有興趣的部分,只要稍微過目,應該能推導出整部作品的水準與主張。

  這就像職棒的球探一樣。一定要在有限時間內看完候補選手的最佳表現,來判斷「能不能當職業選手」「未來有無發展」。眼光正是球探吃飯的工具。

  我也會出類似的作業讓學生學會這種技能,給他們一本沒看過的書,要求「一分鐘內掌握內容,一分鐘內簡單說明」。學生剛開始聽到都覺得青天霹靂,大感恐慌。

  但在我毫不留情的反覆操練之下,終於出現異於常人的天才。他們能一口說中作者的主旨與獨特性,引用印象深刻的部分,漂亮完成一分鐘書評。

  只要有第一人出現,就會相繼有人覺得「有為者亦若是」。於是大家都拋開最初的恐懼,確實體會到「有志者事竟成」的感覺。而且在發表書評的前提之下,還會逼人思考「自己該怎麼評論」。這動作能夠讓搜尋功能更加敏銳。

  而且對他人說明內容,自身印象就更深刻。就吸收知識來說,應該比細讀整本書更加有效。

  實際上這並沒有多困難,因為大家或多或少都在書店有類似的經驗。真的想買書了,到底該選哪一本,任何人都會用最短時間多翻幾本吧。跟錢扯上關係,一定會很認真。雖然在書店裡不能畫線折頁,但也算是「搜尋」沒錯。

  結果決定不買的書,搜尋完就等於看完。反過來說,書不應該去圖書館借,而應該在書店稍微品味一下,再買回家讀。

重點不是單字而是關鍵句

  這種讀書法有一點要注意,搜尋的對象必須是印象深刻的「詞句」,而不是「單字」。兩者差別雖然微妙,卻有決定性的不同。

  舉個典型的例子,中島敦的《山月記》(不過本書不適合使用「一分鐘讀書」)。這部作品的個性完全在於一句話,就是「膽小的自尊心」。但如果把「膽小」和「自尊心」兩個單字分開看,就只是普通的單字,一點特別的印象都沒有。

  對文章作者來說,想必也不是用單字思考,而是組合起來才思考,這樣文章才有原創性。我把這樣的句子稱為「關鍵句」。甚至可以說,讀者的使命就在於發掘關鍵句。

  話雖如此,這對讀者來說其實一點也不難。因為大部分的書為了強調原創性,都會把關鍵句放在書名、腰帶、摘要、解說等部分上。

  只要知道這一點,閱讀速度就會大大提升。因為搜尋變簡單了,只要讀關鍵句大量出現的部分就好。而且理解脈絡到一定程度之後,大概就能預測關鍵句接著會出現在何處。沒有看到關鍵句的部分自然是翻過就好,所以會讀得很快。重點在於讀書力道的強弱。

  有些人花很多時間仔細讀書,最後卻什麼也記不得。一句話,因為沒有強弱。這種人的吸收能力也會慢慢降低。首先請一手拿筆,從尋找關鍵句開始吧。

用「一分鐘讀書」填滿零碎閒時

  學會這種讀書法之後,讀書觀點將大大改變。不是只有坐在書桌前苦讀才算讀書,隨時隨地都可以讀書。

  比方說我自己,家裡電視機前面的書就像竹筍一樣堆得老高。電視一進廣告,或是想看的鏡頭還沒到,我就立刻抽出適當的一本書來翻翻。

  速度大概是一分鐘一本,幾分鐘便有相當的讀書量,所以書必須像小山一樣高。雖然家人一直覺得書堆擋路,還會出腳踢翻,但我靠這群書山學到的知識與減輕的壓力,真是不勝枚舉。

  重點就是把書放在隨手可得的地方。如果整整齊齊的收在書架上,要拿書都很花時間,這樣怎麼能一分鐘讀書呢?要利用空閒時間隨手翻閱,瀏覽自己覺得有點興趣的地方,這樣吸收到的知識質量將不容小覷。

  當然可能還有更多好處。如果覺得只讀一分鐘就很有趣,有時間當然可以細讀。要一天看個幾十頁,花幾天讀完也行。這樣的吸收程度當然會大大提升。

  說得誇張些,像這樣不斷讀書,不就能培養健壯的知識與人格了嗎?而「一分鐘讀書」正是讓人成長茁壯的契機。

  而且書的好處就是有機動性。我出門經常會帶著書,甚至沒帶就會不安。尤其是冬天,外套左右口袋一定都會放口袋書或新書。

  平時多少都有點零碎時間,例如搭電車、等電車的時間,在咖啡廳等人的時間。我小小的心願,就是能用讀書填滿所有的空閒時間。

  只要一翻開書本,周圍空間便沉浸在書本的世界中。而且讀書環境會與書本內容同步刻畫在記憶中,更能加深記憶。當然我本身是個單純的「書迷」,但既然書本能讓空閒時間變得如此豐富,何不帶著它出門呢?

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